DSGVO-RICHTLINIE
DIESE INFORMATION RICHTET SICH AN KUNDEN
Verarbeitung personenbezogener Daten bei Vestjyske Dyrlæger
1. Einleitende Bemerkungen
1.1 Zweck
1.1.1. Bei Vestjyske Dyrlæger werden wir im Laufe der Zeit elektronisch und auf andere systematische Weise verschiedene personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, weil Sie Kunde bei uns sind. Dies ist erforderlich, damit Sie Kunde bei uns werden können, sodass wir Ihre Tiere behandeln können. In diesem Zusammenhang sind wir verpflichtet, Sie darüber zu informieren, welche Angaben über Sie wir einholen, registrieren, weitergeben oder anderweitig verarbeiten.
1.1.2. Der übergeordnete Zweck der Verarbeitung Ihrer Daten besteht darin, die Verwaltung durchführen zu können, die mit Konsultationen/Behandlungen für Ihr/Ihre Tier(e) verbunden ist, d. h. den Vertragsabschluss, den Beginn, Verlauf und Abschluss des Behandlungsprozesses, einschließlich in Bezug auf Leistungen usw., auf die Sie Anspruch haben, sowie die Verpflichtungen, denen Sie unterliegen.
1.2 Datenverantwortung und Vertragsangaben
1.2.1. Vestjyske Dyrlæger ist Verantwortlicher für die von uns verarbeiteten Daten und trägt somit nach den datenschutzrechtlichen Vorschriften die Verantwortung dafür, dass Ihre personenbezogenen Daten rechtmäßig verarbeitet werden.
1.2.2. Für alle genannten personenbezogenen Daten gilt, dass sie im Einklang mit den Leitlinien und Rahmenbedingungen verarbeitet werden, die die Datenschutzgesetzgebung sowie ggf. sonstige Gesetzgebung hierfür vorgibt.
1.2.3. Dies bedeutet u. a., dass Sie sich jederzeit an Vestjyske Dyrlæger, Erhvervsparken 2, 6830 Nørre Nebel (Tel. 70261680; E-Mail: vestjyske@vestjyske.dk) wenden können, wenn Sie Fragen zu unserer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben oder wenn Sie Ihre Rechte nach der Datenschutzgesetzgebung geltend machen möchten.
2. Verarbeitung personenbezogener Daten
2.1 Kundenkartei
2.1.1. Wenn Sie uns kontaktieren, legen wir in unserer Kundenkartei (elektronisches IT-System) eine Akte über Sie und Ihr/Ihre Tier(e) an. Dort erfassen wir eine Reihe verschiedener personenbezogener Daten, die grundsätzlich von Ihnen selbst stammen.
2.1.2. Wir erfassen u. a. die Identifikationsnummer Ihres/Ihrer Tier(e) und die Kontaktdaten des Eigentümers, einschließlich Name des Eigentümers, Privatadresse, private und geschäftliche Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie bei Bedarf die CPR-Nr.
Darüber hinaus werden fortlaufend Journalangaben zu Ihrem/Ihren Tier(en) erfasst. Schließlich werden Angaben zu anderen besonderen Umständen wie z. B. Versicherungen, Kreditvereinbarungen, Gesundheitsprogramme und Vereinbarungen über andere Zahler erfasst.
2.1.3. Die Angaben im System können wir ggf. mit Angaben zu anderen Kunden zusammenführen, z. B. um verschiedene Arten von Statistiken und Auswertungen für den internen Gebrauch zu erstellen sowie auf Verlangen öffentlicher Behörden.
2.1.4. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ergibt sich grundsätzlich aus § 6 Abs. 1 Nr. 2 des Personendatengesetzes (ab dem 25. Mai 2018 Artikel 6 (1) Buchstabe b der Datenschutz-Grundverordnung).
2.2 Röntgen- und Scanbilder
2.2.1. Wenn Röntgen- und Scanbilder angefertigt werden, erfassen wir in diesem Zusammenhang Ihren Namen sowie Identifikationsangaben zu Ihrem/Ihren Tier(en).
2.2.2. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ergibt sich grundsätzlich aus § 6 Abs. 1 Nr. 2 des Personendatengesetzes (ab dem 25. Mai 2018 Artikel 6 (1) Buchstabe b der Datenschutz-Grundverordnung.
2.3 Verordnung, Meldung sowie Verzeichnisse über verschreibungspflichtige Arzneimittel
2.3.1. Tierärztliche Rezepte enthalten Ihre personenbezogenen Daten, wie Ihren Namen und Ihre Adresse. Gesetzlich ist festgelegt, welche Angaben, einschließlich personenbezogener Daten, ein tierärztliches Rezept enthalten muss, damit eine Apotheke das ausgestellte tierärztliche Rezept akzeptieren darf und Sie als Kunde die verordnete Medizin für Ihr/Ihre Tier(e) erhalten können. Tierärztliche Rezepte sind in der Verordnung über Rezepte und Dosierungsdispensierung von Arzneimitteln geregelt.
2.3.2. Haben Sie mit Vestjyske Dyrlæger vereinbart, dass wir Ihr Bestandstierarzt sind, werden personenbezogene Daten über Sie sowie Identifikationsangaben zu Ihren Tieren an das Tierärzteregister VetReg bei der dänischen Lebensmittelbehörde (Fødevarestyrelsen) gemeldet. Gesetzlich* ist vorgesehen, dass Gesundheitsberatungsvereinbarungen für Rinder, Schweine und Nerze, die zwischen Ihnen und Vestjyske Dyrlæger geschlossen wurden, im Tierärzteregister VetReg bei der dänischen Lebensmittelbehörde (Fødevarestyrelsen) gemeldet werden müssen.
*) Die gesetzliche Grundlage ist die Verordnung über Gesundheitsberatungsvereinbarungen für Rinderbestände, die Verordnung über Gesundheitsberatungsvereinbarungen für Schweinebestände sowie die Verordnung über obligatorische Gesundheitsberatung in Nerzfarmen.
2.3.3. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ergibt sich grundsätzlich aus § 6 Abs. 1 Nr. 3 des Personendatengesetzes (ab dem 25. Mai 2018 Artikel 6 (1) Buchstabe c der Datenschutz-Grundverordnung).
2.4 E-Mails
2.4.1 Wir protokollieren zentral die E-Mails, die von Ihnen an Vestjyske Dyrlæger gesendet werden, sowie die E-Mails, die von Vestjyske Dyrlæger an Sie gesendet werden. Das heißt, wir erfassen, von wem die E-Mail stammt, dass sie an Sie oder von Ihnen gesendet wurde, sowie wann die E-Mail gesendet und empfangen wurde. Der Inhalt der E-Mails, die Sie von Vestjyske Dyrlæger empfangen und an Vestjyske Dyrlæger senden, wird grundsätzlich in der elektronischen Patientenakte Ihres/Ihrer Tier(e) dokumentiert.
2.4.2. Als Kunde von Vestjyske Dyrlæger erhalten Sie – sofern Sie hierzu Ihre Einwilligung erteilen – Erinnerungen an vereinbarte Behandlungen oder an Behandlungen, die innerhalb eines festgelegten Datums wiederholt werden sollten, z. B. eine Wiederimpfung.
2.4.3. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ergibt sich grundsätzlich aus § 6 Abs. 1 Nr. 2 des Personendatengesetzes (ab dem 25. Mai 2018 Artikel 6 (1) Buchstabe b der Datenschutz-Grundverordnung).
2.5 Kalendersystem
2.5.1. In unserem elektronischen Kalender erfassen wir die Termine, die wir mit dem Kunden vereinbart haben. In diesem Zusammenhang vermerken wir Ihren Namen und ggf. Identifikationsangaben zu Ihrem/Ihren Tier(en).
2.5.2. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ergibt sich grundsätzlich aus § 6 Abs. 1 Nr. 2 des Personendatengesetzes (ab dem 25. Mai 2018 Artikel 6 (1) Buchstabe b der Datenschutz-Grundverordnung).
2.6 Laborproben sowie -befunde
2.6.1. Sofern Proben von Ihrem/Ihren Tier(en) entnommen werden, Biochemie oder andere Untersuchungen des Blutes sowie Parasitenuntersuchungen des Kots durchgeführt werden, kann Vestjyske Dyrlæger einige der Proben selbst anzüchten/auswerten. Sofern Vestjyske Dyrlæger nicht über die Ausrüstung verfügt, um das Ergebnis einer entnommenen Probe auszuwerten, wird die Probe an ein externes Labor in Dänemark, in EU-/EWR-Ländern sowie ggf. in Länder außerhalb der EU/des EWR gesendet. Wenn die Probe versendet und das Ergebnis empfangen wird, enthält dieses personenbezogene Daten über Sie, wie Ihren Namen sowie die Identifikationsnummer Ihres/Ihrer Tier(e). Ihre personenbezogenen Daten werden gemäß Punkt 3.2 dieses Schreibens verarbeitet.
2.6.2. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ergibt sich grundsätzlich aus § 6 Abs. 1 Nr. 2 des Personendatengesetzes (ab dem 25. Mai 2018 Artikel 6 (1) Buchstabe b der Datenschutz-Grundverordnung).
2.7. Registrierung von Tieren in Registern
2.7.1. Registrierung von Hunden im Dänischen Hunderegister. Sie sind gemäß der Bekanntmachung des Hundegesetzes (Hundeloven) verpflichtet, Ihren Hund im Dänischen Hunderegister registrieren zu lassen und Ihren Hund umzumelden, sofern Sie ihn verkaufen; ebenso müssen Sie dem Dänischen Hunderegister den Tod Ihres Hundes melden. Sofern Sie mit Vestjyske Dyrlæger vereinbaren, dass wir Ihren Hund in Ihrem Namen im Dänischen Hunderegister registrieren, übermitteln wir personenbezogene Daten über Sie sowie Identifikationsangaben zu Ihrem Hund an das Dänische Hunderegister.
2.7.2. Registrierung von Katzen
In Dänemark ist es nicht gesetzlich vorgeschrieben, seine Katze registrieren zu lassen. Sofern Sie wünschen, dass Ihre Katze z. B. im Dänischen Katzenregister registriert wird, und Sie mit Vestjyske Dyrlæger vereinbaren, dass wir Ihre Katze in Ihrem Namen im Dänischen Katzenregister registrieren, übermitteln wir personenbezogene Daten über Sie sowie Identifikationsangaben zu Ihrer Katze an das Dänische Katzenregister.
2.7.3. Registrierung von Pferden bei SEGES
Alle Pferde in Dänemark müssen gemäß der Bekanntmachung über die Identifikation von Tieren der Pferdegattung einen Pass mit Medikamentenseiten haben. Die Bekanntmachung ergänzt die EU-Verordnung 504/2008 vom 6. Juni 2008.
SEGES ist in Dänemark für die Ausstellung von Pferdepässen zuständig und registriert damit Pferde.
Es ist außerdem gesetzlich vorgeschrieben, den Eigentümerwechsel Ihres Pferdes sowie Abgänge (verstorbene Pferde) bei SEGES zu registrieren.
Sofern Vestjyske Dyrlæger dies in Ihrem Namen übernimmt oder Sie hierbei unterstützt, verwenden und übermitteln wir personenbezogene Daten über Sie sowie Identifikationsangaben zu Ihrem Pferd an relevante Personen, private Unternehmen und Behörden.
2.7.4. Registrierung von Rindern, Schweinen, Schafen und Ziegen im Zentralen Nutztierregister (CHR)
Alle Bestände von Rindern, Schweinen, Schafen und Ziegen müssen gemäß der Bekanntmachung über die Registrierung von Beständen im CHR im CHR registriert sein.
Rinder, Schweine, Schafe und Ziegen müssen mit besonders zugelassenen Ohrmarken gekennzeichnet sein. Gleichzeitig müssen die Grundstücke, auf denen sich die Tiere befinden, im CHR registriert sein.
Der Tierhalter/Landwirt meldet seinen Bestand selbst auf Landbrugsindberetning.dk an und selbst ab.
Sofern Vestjyske Dyrlæger Sie in Ihrem Namen in Bezug auf das Vorstehende unterstützt, verwenden und übermitteln wir ggf. personenbezogene Daten über Sie sowie Identifikationsangaben zu Ihren Tieren an relevante Personen, private Unternehmen und Behörden.
2.7.5. Rechtsgrundlage
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ergibt sich grundsätzlich aus § 6 Abs. 1 Nr. 2 des Personendatengesetzes (ab dem 25. Mai 2018 Artikel 6 (1) Buchstabe b der Datenschutz-Grundverordnung).
2.8 Zahlung
2.8.1. Unser System zur Abwicklung von Zahlungen ist mit der Kundenkartei verknüpft, weshalb die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Punkt 2.1 dieses Schreibens erfolgt.
2.8.2. Sofern zwischen Ihnen als Kunde und Vestjyske Dyrlæger eine Kreditvereinbarung geschlossen wird, ist dies grundsätzlich nur möglich, wenn Sie Ihre CPR-Nr. angeben. Eine Einwilligungserklärung zur Verarbeitung der CPR-Nr. wird vom Kunden ausgefüllt und unterschrieben, bevor die Kreditvereinbarung geschlossen wird.
2.8.3. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ergibt sich grundsätzlich aus § 6 Abs. 1 Nr. 1–2 des Personendatengesetzes (ab dem 25. Mai 2018 Artikel 6 (1) Buchstabe a–b der Datenschutz-Grundverordnung).
3. Aufbewahrung, Übermittlung und Weitergabe usw.
3.1. Aufbewahrung personenbezogener Daten
3.1.1. Die Angaben über Sie werden an der Geschäftsadresse des Unternehmens aufbewahrt.
3.1.2. Bestimmte Angaben werden außerdem bei unseren Auftragsverarbeitern im Zusammenhang mit Betriebs- und IT-sicherheitsbezogenen Aufgaben (wie z. B. externes Hosting von IT-Programmen, Software-Backups usw.) gespeichert, die wir extern erledigen lassen. Die Speicherung der Angaben bei externen Kooperationspartnern (unseren Auftragsverarbeitern) unterliegt den dänischen Datenschutzvorschriften, und es wurden Auftragsverarbeitungsverträge mit Auftragsverarbeitern geschlossen, die u. a. sicherstellen sollen, dass Ihre Angaben nicht Unbefugten zugänglich werden.
3.1.3. Ihre personenbezogenen Daten können auch unseren Anwälten oder Wirtschaftsprüfern zur Lösung einer konkreten Aufgabe überlassen werden. Dies kann z. B. der Fall sein, wenn Vestjyske Dyrlæger in einer Angelegenheit, an der Sie beteiligt sind, juristische oder revisionsbezogene Unterstützung in Anspruch genommen hat und die relevanten personenbezogenen Daten daher von unserem Wirtschaftsprüfer oder Anwalt benötigt werden.
3.3. Weitergabe
3.3.1. Im Zusammenhang mit u. a. Erstattungen durch Versicherungsgesellschaften, Erstattungen durch Kommunen und der Weitergabe von Journalunterlagen, einschließlich Röntgenbildern und Laborbefunden, an einen anderen Tierarzt im Zusammenhang mit einer Überweisung u. a. an einen Spezialisten oder dem Wunsch des Kunden, zu einem anderen Tierarzt zu wechseln, werden Epikrisen oder die Kundenakte gemäß dem Ethikkodex der Dänischen Tierärztevereinigung an relevante öffentliche Behörden und private Unternehmen weitergegeben, wie oben in diesem Schreiben beschrieben. Das Material enthält personenbezogene Daten über Sie sowie Identifikationsangaben zu Ihrem/Ihren Tier(en).
Darüber hinaus kann Vestjyske Dyrlæger personenbezogene Daten über Sie und Ihr/Ihre Tier(e) an unsere Versicherungsgesellschaft oder andere Versicherungsgesellschaften weitergeben, wenn dies für deren Bearbeitung gemeldeter Schäden usw. relevant und erforderlich ist.
3.3.2. Ferner kann eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit einem potenziellen Kauf und Verkauf von Vestjyske Dyrlæger erfolgen, einschließlich im Rahmen des Prüfungs- und Klärungsprozesses (Due-Diligence-Prüfung), der vor einem etwaigen Verkauf usw. durchgeführt werden könnte.
3.4. Löschung von Daten
3.4.1. Die Datenschutzgesetzgebung enthält keine spezifischen Regeln dazu, wann personenbezogene Daten in einem Kundenverhältnis zu löschen sind. Dies ist von Vestjyske Dyrlæger als Verantwortlichem im Einzelfall zu entscheiden. Bei dieser Beurteilung ist insbesondere zu berücksichtigen, ob eine weitere Aufbewahrung einem sachlichen Zweck dient.
3.4.2. Das Interesse, Dokumentation zur Historie in einem Kundenfall/Kundenjournal aufbewahren zu können, einschließlich dass Vestjyske Dyrlæger die Möglichkeit hat zu sehen, welche Schritte zuvor im Kundenfall/Kundenjournal vorgenommen wurden, gilt in der Praxis als sachlicher Zweck. Die Daten, die Vestjyske Dyrlæger zur Verwaltung Ihres Kundenverhältnisses verwendet, werden daher grundsätzlich erst gelöscht, frühestens 5 Jahre nach Beendigung des Kundenverhältnisses, da es gesetzlich vorgeschrieben ist, Rezepte 5 Jahre aufzubewahren. Darüber hinaus verlangt der Ethikkodex der Dänischen Tierärztevereinigung, dass Originaljournale, Röntgenbilder und Scanbilder usw., die dem Tierarzt gehören, der die Aufzeichnungen/Fotografien vorgenommen hat, mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden sollten.
3.4.3. Sonstige Angaben über Sie, die nicht erforderlich sind, um Ihr Kundenverhältnis zu verwalten, werden zu dem Zeitpunkt gelöscht, zu dem kein sachlicher Bedarf für eine weitere Aufbewahrung mehr besteht, oder wenn die Gesetzgebung uns im Übrigen auferlegt, diese Angaben zu einem bestimmten Zeitpunkt zu löschen.
4. Ihre Rechte
4.1 Informationspflicht
4.1.1. Die Datenschutzgesetzgebung gewährt Ihnen verschiedene Rechte, wenn wir personenbezogene Daten über Sie elektronisch verarbeiten. Und die Gesetzgebung auferlegt uns bestimmte Pflichten – wie z. B. Ihnen mitzuteilen, dass wir personenbezogene Daten über Sie erhoben haben oder erheben werden.
4.1.2. Wenn wir in besonderen Fällen andere personenbezogene Daten über Sie verarbeiten oder eine andere Art der Verarbeitung vornehmen als die, die wir hier in diesem Schreiben beschreiben, wird Vestjyske Dyrlæger Sie hierüber gesondert informieren.
4.2 Auskunft, Berichtigung usw.
4.2.1. Sie haben auch das Recht zu erfahren, welche personenbezogenen Daten über Sie wir im Zusammenhang mit Ihrem Kundenverhältnis erhoben haben, und Sie haben das Recht auf Auskunft über diese Daten.
Sie haben das Recht, zu verlangen, dass wir personenbezogene Daten einschränken, berichtigen oder löschen, wenn Sie der Ansicht sind, dass sie z. B. falsch sind oder einen falschen Eindruck vermitteln.
4.2.2. Grundsätzlich gibt es keine gesetzliche Grundlage für eine Dokumentationspflicht für ein tierärztliches Unternehmen. Ist ein tierärztliches Unternehmen Mitglied der Arbeitgebervereinigung der Tierarztunternehmen unter der Dänischen Tierärztevereinigung, muss das tierärztliche Unternehmen den Ethikkodex der Vereinigung einhalten, aus dem Folgendes hervorgeht:
„Es gilt als gute Praxis, dass die Tierarztpraxis eine Patientenakte erstellt, die im Rahmen der Qualitätssicherung verwendet werden kann und die vom Tierarzt/von der Tierarztpraxis in behördlichen und versicherungsbezogenen Angelegenheiten genutzt werden kann.“
Auf Anfrage in konkreten Fällen eine Kopie der Akte, Röntgenbilder, Scanbilder usw. an einen anderen Tierarzt herauszugeben.
Auf Anfrage in konkreten Fällen eine Epikrise, Röntgenbilder, Scanbilder usw. an den registrierten Eigentümer des Tieres herauszugeben.
Eine Kopie der Akte, Röntgenbilder oder Scanbilder usw. nicht an Laien herauszugeben, es sei denn, es handelt sich um den Eigentümer des Tieres gemäß dem Vorstehenden.“
4.2.3. Soweit Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, diese zu widerrufen. Vestjyske Dyrlæger kann Ihre personenbezogenen Daten jedoch weiterhin verarbeiten, wenn Vestjyske Dyrlæger hierfür eine Grundlage hat.
4.3 Weitere Informationen
4.3.1 Soweit Sie Fragen zum Vorstehenden oder zu Ihren Rechten nach der Datenschutzgesetzgebung haben, können Sie sich jederzeit an Vestjyske Dyrlæger wenden. Weitere Informationen über die Datenschutzgesetzgebung und Ihre Rechte finden Sie auf der Website der Datenschutzbehörde www.datatilsynet.dk
Datatilsynet ist die Behörde, die letztlich beurteilen kann, ob Ihre personenbezogenen Daten rechtmäßig verarbeitet werden – z. B. im Rahmen eines Beschwerdeverfahrens. Sie haben daher jederzeit die Möglichkeit, eine Beschwerde bei Datatilsynet einzureichen.
